Thủ Tục Chứng Nhận Lãnh Sự, Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự

Thứ sáu - 09/10/2020 23:00 288 0

I. Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước:

1. Trình tự thực hiện:

1.1. Nộp hồ sơ:

a) Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao):

Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bẩy, trừ các ngày lễ, Tết.

b) Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).

Địa chỉ: 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

c) Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (tên cơ quan Ngoại vụ địa phương, địa chỉ, thời gian nhận và trả kết quả của các cơ quan này đề nghị xem tại Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).

1.2. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, xem xét giải quyết.

1.3. Nhận kết qủa trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.

2. Cách thức thực hiện:

- Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính; hoặc

- Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

3.1. Thành phần hồ sơ:

a. Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).

- Tên thành phần hồ sơ 2: Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 5: 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

b. Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

- Tên thành phần hồ sơ 2:

+ Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc

+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

- Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 5: 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

- Tên thành phần hồ sơ 6: 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

- Tên thành phần hồ sơ 7: 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

3.2. Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.

4. Thời hạn giải quyết:

- 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

- Trường hợp chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài (quy định tại tên thành phần hồ sơ 3) trong hồ sơ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) chứng nhận trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

8. Lệ phí:

Tên lệ phí	Mức phí	Văn bản quy định
1. Hợp pháp hóa lãnh sự	30.000 VNĐ/bản/lần	Thông tư số 98/2011/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.
2. Chứng nhận lãnh sự	30.000 VNĐ/bản/lần	Thông tư số 98/2011/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (khai trực tiếp hoặc khai trực tuyến).

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

10.1. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

10.2. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

10.3. Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự:

a. Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

b. Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

- Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.

- Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;

- Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;

- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

+ Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;

+ Chứng nhận y tế;

+ Phiếu lý lịch tư pháp;

+ Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

c. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền nêu tại điểm 10.3.b phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

10.4. Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

- Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

II. Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

1. Trình tự thực hiện

1.1. Nộp hồ sơ: Tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả: các ngày làm việc theo quy định của Cơ quan đại diện (trừ các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của nước sở tại và các ngày lễ, Tết theo quy định của Việt Nam).

1.2. Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết.

1. 3. Nhận kết qủa trực tiếp tại trụ sở cơ quan hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.

2. Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Cơ quan đại diện hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

3.1. Thành phần hồ sơ:

a. Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (có thể in từ Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).

- Tên thành phần hồ sơ 2:

+ Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc

+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự (đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận theo quy định tại Điều 11 và Điều 12 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP).

- Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 5: 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả hồ sơ qua đường bưu điện).

b. Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

- Tên thành phần hồ sơ 1: 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

- Tên thành phần hồ sơ 2:

+ Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc

+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Tên thành phần hồ sơ 3: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao nước sở tại hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc có Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm).

- Tên thành phần hồ sơ 4: 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

- Tên thành phần hồ sơ 5: 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh, trừ các trường hợp sau đây:

+ Giấy tờ, tài liệu đó được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh; hoặc

+ Giấy tờ, tài liệu bằng tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Đức và đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam tương ứng ở Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Đức; hoặc

+ Giấy tờ, tài liệu được lập bằng các thứ tiếng khác ngoài các tiếng Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung, Đức, đề nghị hợp pháp hóa tại các Cơ quan đại diện khác, nếu Cơ quan đại diện này có cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được thứ tiếng đó.

- Tên thành phần hồ sơ 6: 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu để lưu hồ sơ.

- Tên thành phần hồ sơ 7: 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao Việt Nam xác minh. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện. Ngay sau khi nhận được trả lời, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

3.2. Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.

4. Thời hạn giải quyết:

- 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

- Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) chứng nhận đóng trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự.

8. Lệ phí:

Tên lệ phí	Mức phí	Văn bản quy định
1. Hợp pháp hóa lãnh sự	10 USD/bản/lần	Thông tư số 236/2009/BTC ngày 15/12/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí lãnh sự tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài
2. Chứng nhận con dấu và chữ ký (chứng nhận lãnh sự)	02 USD/bản/lần	Thông tư số 236/2009/BTC ngày 15/12/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí lãnh sự tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài (mục B, điểm 9a của Biểu mức thu phí và lệ phí lãnh sự).